Grundlagen der Prozessmodellierung: starten ohne BPMN

Erst "as-is", dann "to-be"

Das häufigste Missverständnis beim Prozessmodellieren: man müsse erst wissen, "wie es sein sollte", bevor man eine Karte zeichnet. Nein. Man muss zuerst wissen, "was gerade passiert".

Die "as-is"-Karte zeigt, wie der Prozess heute wirklich läuft — nicht was in den Dokumenten steht. In vielen KMU haben sich Auftragsannahme, Rechnungsstellung oder Kunden-Onboarding seit Jahren nicht geändert, sind aber nirgends aufgeschrieben. Diese Lücke ist das größte Risiko beim Übergang zur Automatisierung: wer einen undokumentierten Prozess automatisiert, automatisiert auch seine Fehler.

Die Werkzeuge müssen nicht komplex sein: Haftnotizen, ein Miro-Board oder eine Excel-Tabelle mit vier Spalten reichen aus. Kein BPMN, kein Visio.

Nach der as-is-Karte wird das "to-be"-Design viel einfacher. Man sieht nicht, was sich ändern wird, sondern was gleich bleibt — und gründet Entscheidungen auf echte Daten statt Intuition.

Prozess in 1 Stunde kartieren: der 4-Spalten-Ansatz

Um einen Prozess ohne komplexes Tool zu kartieren, reicht eine Excel-Tabelle mit vier Spalten oder ein Miro-Streifen. Jede Zeile steht für einen Schritt; die Spalten sind:

1. Schritt — Was wird getan? Kurze Verbform: "Rechnung erstellen", "Genehmigung abwarten", "ins System eingeben". 2. Wer macht es? Rollenname, nicht Personenname: Buchhaltung, Vertriebsmitarbeiter, Kunde. 3. Was ist der Input? Was wird benötigt, damit dieser Schritt startet: Formular, E-Mail, Genehmigung, Systemdatensatz. 4. Was ist der Output? Was entsteht nach diesem Schritt: Dokument, Benachrichtigung, Datenbankdatensatz.

Diese vier Spalten ähneln einem einfachen Swimlane-Diagramm und erfordern kein Software-Know-how. In einer einstündigen Arbeitssitzung mit zwei bis drei Prozessexperten und Haftnotizen lässt sich die gesamte Tabelle ausfüllen.

Nach dem Kartieren: Stellen Sie zu jedem Schritt diese Frage: "Kann dieser Schritt automatisiert, entfernt oder zusammengeführt werden?" Diese drei Fragen beseitigen unnötige Komplexität.

Wann ein kartierter Prozess bereit für Automatisierung ist

Nicht jeder kartierte Prozess ist bereit für Automatisierung. Vier Kriterien müssen vor dem Übergang erfüllt sein:

1. Wiederholungsrate: Wiederholt sich der Prozess mindestens zwei- bis dreimal pro Woche, lässt sich der Automatisierungsaufwand rechtfertigen. Für eine einmalige Aufgabe pro Monat ist Automatisierung meist unnötig.

2. Standardisierter Input: Sind die Startpunkte des Prozesses standardisiert — ein bestimmtes E-Mail-Format, eine Formularantwort oder eine Systembenachrichtigung — läuft Automatisierung deutlich stabiler. Variieren die Inputs, ist zuerst ein Standardisierungsschritt nötig.

3. Menschliches Urteilsvermögen: Werden an kritischen Schritten viele subjektive Entscheidungen getroffen, müssen diese Schritte zuerst vereinfacht oder regelgebunden werden. Automatisierung kann regelbasierte Schritte automatisieren; keine unklaren Entscheidungen.

4. Fehlertoleranz: Führt ein Fehler direkt zu Kundenverlust, Rechtsverletzung oder finanziellem Schaden, sind umfassende Tests vor der Automatisierung Pflicht.

Prozesse, die alle vier Kriterien erfüllen, sind am automatisierungsreifsten. Setvivas Ansatz: nach Identifikation des geeigneten Prozesses führen wir zuerst einen Pilottest auf kleinem Datensatz durch, dann schrittweise Ausweitung auf das volle Volumen. Ohne Karte kein Pilot; ohne Pilot keine Skalierung.

Die Prozesskartierung ist der erste Schritt: Erkunden Sie nach der Kartierung, wo Sie mit Ihrer digitalen Transformation beginnen sollten, sowie unsere branchenspezifischen Automatisierungsansätze.

Der Schritt, den die meisten Teams überspringen: mit den Ausführenden sprechen

Der Hauptgrund, warum Prozesslandkarten falsch ausfallen, ist nicht mangelnder Aufwand – es ist, die falsche Person zu fragen. Eine Führungskraft beschreibt den Prozess so, wie er ablaufen sollte, oft so, wie er vor Jahren entworfen wurde. Die Person, die tatsächlich die Bestellung bearbeitet, die Rechnung erfasst oder das Support-Ticket beantwortet, kennt die Version mit den Workarounds: die zusätzliche Prüfung, die sie durchführt, weil das System einmal versagt hat, die zweite, inoffizielle Freigabe, die sie einholt, weil die offizielle zu langsam ist. Spiegelt Ihre Landkarte nur wider, was die Führungsebene glaubt, dass geschieht, werden Sie einen Prozess automatisieren, der so nicht existiert.

Workarounds sind kein Rauschen, das herausgefiltert werden sollte – sie sind das nützlichste Signal in dieser ganzen Übung. Eine Nebenkalkulation, die niemand offiziell genehmigt hat, eine WhatsApp-Gruppe, die anstelle des Ticketsystems genutzt wird, ein Papierformular, das in drei Systeme neu eingetippt wird: Jedes davon markiert eine Stelle, an der der offizielle Prozess einem echten Bedürfnis nicht gerecht wurde. Vermerken Sie sie explizit auf der Landkarte, mit wer sie geschaffen hat und warum. Sie weisen meist direkt auf eine Schulungslücke oder eine Automatisierungschance hin, manchmal auf beides.

Versuchen Sie nicht, jede Ausnahme abzubilden. Eine Landkarte, die jeden möglichen Verzweigungspfad erfassen will, wird unlesbar, und niemand wird sie pflegen. Erfassen Sie stattdessen den Hauptpfad plus zwei oder drei Ausnahmen, die häufig genug auftreten, um relevant zu sein – ein fehlendes Dokument, eine abgelehnte Zahlung, ein Kunde, der eine Bestellung nach der Einreichung ändert. Alles Seltenere gehört in eine kurze Notiz „bekannte Ausnahmen“, nicht in den Ablauf selbst.

Schenken Sie schließlich den Übergaben zwischen Abteilungen die größte Aufmerksamkeit, nicht den Schritten innerhalb eines einzelnen Teams. Die meisten Prozesse laufen innerhalb einer Abteilung reibungslos und brechen genau an dem Punkt zusammen, an dem der Vertrieb etwas an den Betrieb übergibt oder der Betrieb an die Finanzabteilung. Markieren Sie jede Übergabe auf Ihrer Landkarte mit einem klaren Verantwortlichen und einer expliziten Erwartung, was „erledigt“ auf jeder Seite bedeutet. Diese Übergabepunkte kosten heute die meiste Zeit durch Missverständnisse, und dort zahlt sich Automatisierung meist am schnellsten aus, sobald Sie tatsächlich mit dem Bau beginnen.