Grundlagen der Prozessmodellierung: starten ohne BPMN
Kein BPMN oder Visio nötig. Haftnotizen, Miro oder Excel reichen. Der praktische Weg, den echten Ablauf zu dokumentieren.
Erst "as-is", dann "to-be"
Das häufigste Missverständnis beim Prozessmodellieren: man müsse erst wissen, "wie es sein sollte", bevor man eine Karte zeichnet. Nein. Man muss zuerst wissen, "was gerade passiert".
Die "as-is"-Karte zeigt, wie der Prozess heute wirklich läuft — nicht was in den Dokumenten steht. In vielen KMU haben sich Auftragsannahme, Rechnungsstellung oder Kunden-Onboarding seit Jahren nicht geändert, sind aber nirgends aufgeschrieben. Diese Lücke ist das größte Risiko beim Übergang zur Automatisierung: wer einen undokumentierten Prozess automatisiert, automatisiert auch seine Fehler.
Die Werkzeuge müssen nicht komplex sein: Haftnotizen, ein Miro-Board oder eine Excel-Tabelle mit vier Spalten reichen aus. Kein BPMN, kein Visio.
Nach der as-is-Karte wird das "to-be"-Design viel einfacher. Man sieht nicht, was sich ändern wird, sondern was gleich bleibt — und gründet Entscheidungen auf echte Daten statt Intuition.
Prozess in 1 Stunde kartieren: der 4-Spalten-Ansatz
Um einen Prozess ohne komplexes Tool zu kartieren, reicht eine Excel-Tabelle mit vier Spalten oder ein Miro-Streifen. Jede Zeile steht für einen Schritt; die Spalten sind:
1. Schritt — Was wird getan? Kurze Verbform: "Rechnung erstellen", "Genehmigung abwarten", "ins System eingeben". 2. Wer macht es? Rollenname, nicht Personenname: Buchhaltung, Vertriebsmitarbeiter, Kunde. 3. Was ist der Input? Was wird benötigt, damit dieser Schritt startet: Formular, E-Mail, Genehmigung, Systemdatensatz. 4. Was ist der Output? Was entsteht nach diesem Schritt: Dokument, Benachrichtigung, Datenbankdatensatz.
Diese vier Spalten ähneln einem einfachen Swimlane-Diagramm und erfordern kein Software-Know-how. In einer einstündigen Arbeitssitzung mit zwei bis drei Prozessexperten und Haftnotizen lässt sich die gesamte Tabelle ausfüllen.
Nach dem Kartieren: Stellen Sie zu jedem Schritt diese Frage: "Kann dieser Schritt automatisiert, entfernt oder zusammengeführt werden?" Diese drei Fragen beseitigen unnötige Komplexität.
Wann ein kartierter Prozess bereit für Automatisierung ist
Nicht jeder kartierte Prozess ist bereit für Automatisierung. Vier Kriterien müssen vor dem Übergang erfüllt sein:
1. Wiederholungsrate: Wiederholt sich der Prozess mindestens zwei- bis dreimal pro Woche, lässt sich der Automatisierungsaufwand rechtfertigen. Für eine einmalige Aufgabe pro Monat ist Automatisierung meist unnötig.
2. Standardisierter Input: Sind die Startpunkte des Prozesses standardisiert — ein bestimmtes E-Mail-Format, eine Formularantwort oder eine Systembenachrichtigung — läuft Automatisierung deutlich stabiler. Variieren die Inputs, ist zuerst ein Standardisierungsschritt nötig.
3. Menschliches Urteilsvermögen: Werden an kritischen Schritten viele subjektive Entscheidungen getroffen, müssen diese Schritte zuerst vereinfacht oder regelgebunden werden. Automatisierung kann regelbasierte Schritte automatisieren; keine unklaren Entscheidungen.
4. Fehlertoleranz: Führt ein Fehler direkt zu Kundenverlust, Rechtsverletzung oder finanziellem Schaden, sind umfassende Tests vor der Automatisierung Pflicht.
Prozesse, die alle vier Kriterien erfüllen, sind am automatisierungsreifsten. Setvivas Ansatz: nach Identifikation des geeigneten Prozesses führen wir zuerst einen Pilottest auf kleinem Datensatz durch, dann schrittweise Ausweitung auf das volle Volumen. Ohne Karte kein Pilot; ohne Pilot keine Skalierung.