KI-Automatisierung für Kanzleien: UYAP-Integration, Fallverfolgung, Dokumentengestaltung

Von der Fallaufnahme bis zum KEP-Archiv, vom UYAP-Tracking bis zur Abrechnung — die repetitive Betriebslast einer Kanzlei mit KI ordnen.

Branchen: Recht

  • Niemand verfolgt UYAP-Benachrichtigungen für Verhandlungen und Zustellungen; kritische Termine gehen im E-Mail-Postfach statt im Fristenmanagementsystem unter.
  • Jedes Dokument — Mandantenauftrag, Fallakte, Vertrag, Gerichtsschriftsatz — wird von Grund auf neu erstellt; keine gemeinsame Vorlagenbibliothek oder genehmigte Klauselsammlung.
  • Der KEP-Posteingang (registrierte E-Mail) erhält täglich Dutzende Rechtsbenachrichtigungen; manuelles Lesen, Ablegen und Fristeneintragen werden nicht konsistent protokolliert.
  • UYAP-Überwachungsbot: scannt alle zugewiesenen Fälle stündlich auf neue Verhandlungstermine, Zustellungen und Urteilsuploads; benachrichtigt den zuständigen Anwalt und Assistenten automatisch; Frist wird im Terminkalender vermerkt.
  • Dokumentengestaltungsassistent: Anwalt gibt Fallzusammenfassung und Parteiendetails ein; System generiert Schriftsatz / Vertrag / Einwand aus der genehmigten Klauselsammlung; redaktionsbedürftige Felder sind klar markiert.
  • KEP-Verarbeitungspipeline: OCR liest eingehende registrierte E-Mail-Benachrichtigungen; NLP klassifiziert den Typ (Widerspruchsfrist, Vollstreckungsbescheid, Verhandlungsmitteilung); legt in den Fall-Ordner des zuständigen Anwalts und erstellt durch Addition der gesetzlichen Frist eine Deadline im Kalender.

Beispiel: Eine mittelgroße Anwaltskanzlei in Ankara

22 Anwälte, 6 Assistenten, 480 aktive Fälle. UYAP-Überwachung wurde manuell von 2 Assistenten erledigt; im letzten Jahr gingen in 3 Fällen durch versäumte Fristen Verfahrensrechte verloren. Der KEP-Posteingang erhält täglich durchschnittlich 68 Rechtsbenachrichtigungen; Klassifizierung und Ablage dauerten 12 Minuten pro Benachrichtigung. Setviva aktivierte drei Abläufe: (1) UYAP-Stundenscan-Bot — neue Einträge erreichen den zuständigen Anwalt binnen 8 Minuten, Ausschlussfristen werden automatisch im Kalender vermerkt; (2) KEP-Verarbeitungspipeline — 61 von 68 täglichen Benachrichtigungen automatisch klassifiziert und abgelegt, durchschnittlich 22 Assistentenstunden pro Monat freigesetzt; (3) Schriftsatzgestaltungsassistent — mit Bibliothek von 140 genehmigten Klauseln sanken Arbeitsgerichtsschriftsätze von durchschnittlich 47 auf 11 Minuten. In den ersten 6 Monaten wurde keine Frist versäumt; die Kanzlei nutzte die freigewordene Kapazität zur Annahme von 38 neuen Fällen.