AI-automatisering voor advocatenkantoren: UYAP-integratie, dossiervolging, documentopstelling

Sectoren: Juridisch

• Niemand volgt UYAP-berichten voor zittingen en betekeningen; kritieke data verdwijnen in de e-mail in plaats van een agenderingssysteem.
• Elk document — cliëntopdracht, dossier, contract, rechtbankverzoek — wordt van scratch opgesteld; geen gedeelde sjabloonbibliotheek of goedgekeurde clausulebank.
• De KEP-inbox (geregistreerde e-mail) ontvangt dagelijks tientallen juridische kennisgevingen; handmatig lezen, indienen en het vastleggen van deadlines worden niet consistent bijgehouden.

• UYAP-monitoringbot: scant elk uur alle toegewezen zaken op nieuwe zittingsdata, betekeningen en uitspraakoploads; informeert de verantwoordelijke advocaat en assistent automatisch; deadline wordt in de agendakalender vermeld.
• Documentopstellingsassistent: advocaat voert samenvatting en partijgegevens in; systeem genereert verzoekschrift / contract / bezwaar uit de goedgekeurde clausulebank; velden die menselijke redactie vereisen zijn duidelijk gemarkeerd.
• KEP-verwerkingspipeline: OCR leest inkomende geregistreerde e-mailberichten; NLP classificeert het type (bezwaartermijn, dwangbevel, zittingsoproep); archiveert in de dossiemap van de betreffende advocaat en maakt een deadline door de wettelijke termijn aan de kalender toe te voegen.

Voorbeeld: een middelgroot advocatenkantoor in Ankara

22 advocaten, 6 assistenten, 480 actieve zaken. UYAP-monitoring werd handmatig uitgevoerd door 2 assistenten; vorig jaar leden 3 zaken procedureel verlies door gemiste termijnen. De KEP-inbox ontvangt gemiddeld 68 juridische berichten per dag; classificatie en archivering kosten 12 minuten per bericht. Setviva activeerde drie flows: (1) UYAP uurlijkse scanbot — nieuwe vermeldingen bereiken de verantwoordelijke advocaat binnen 8 minuten, vervaldata worden automatisch in de kalender geschreven; (2) KEP-verwerkingspipeline — 61 van 68 dagelijkse berichten automatisch geclassificeerd en gearchiveerd, gemiddeld 22 assistenturen per maand vrijgemaakt; (3) verzoekschriftopstellingsassistent — met bibliotheek van 140 goedgekeurde clausules daalden arbeidsrechtverzoeken van gemiddeld 47 naar 11 minuten. In de eerste 6 maanden werd geen termijn gemist; het kantoor gebruikte de vrijgekomen capaciteit voor 38 nieuwe zaken.